Cara Mengelola Arsip Akuntansi Perusahaan

Diposting pada

Software Akuntansi – Menurut kamu apa asset bernilai bagi akuntan selagi mengelola akuntansi perusahaan? Anda terlalu tidak benar kecuali cuma menjelaskan uang sebagai asset para akuntan. Di masa yang serba super canggih ini uang biasa disimpan di bank dan untuk transaksi pembayaran dapat dijalankan bersama transfer mobile banking atau internet banking. Artinya transaksi dapat dijalankan tanpa uang cash atau biasa dikenal bersama transaksi non tunai. Asset yang paling bernilai dan tetap disimpan kendati sudah bertahun – th. lamanya ialah arsip baik arsip hard copy maupun soft copy. Tanpa arsip seorang akuntan tidak dapat perlihatkan pencatatan lebih-lebih mengolah transaksi yang sudah terjadi.

Apa Itu Arsip?
Arsip adalah dokumentasi atas perihal yang perihal bersama transaksi keuangan seperti penerbitan invoice untuk penjualan barang dagangan, faktur pajak, nota kredit atau nota debit dan masih banyak lagi lainnya. berasal dari arsip ini dapat ditelusuri informasi transaksi menjadi berasal dari kapan terjadinya, pakai pembayaran cash atau banking hingga syarat pengantaran barang. Dari arsip ini kamu dapat melaksanakan pembelaan yang sah dan diakui secara hukum kecuali berjalan penipuan atas transaksi yang kamu lakukan. Arsip dapat menyimpan informasi keuangan dan non keuangan. Untuk non keuangan dapat saja kamu menyimpan dokumentasi training karyawan.

Mengapa Pengelolaan Arsip Itu Penting?
Kegiatan pengarsipan ini pasti dijalankan oleh semua jenis perusahaan baik komersial ataupun nirlaba. Ada beberapa fungsi kenapa kamu wajib melaksanakan pengarsipan atau mengelola arsip kamu sebaik kemungkinan sebagai tersebut :

1. Menuruti Peraturan Pemerintah
Dalam bertransaksi tidak cuma penjaja dan kastemer saja yang terlibat namun termasuk pemerintah. Pemerintah turut campur tangan lewat pemungutan pajak. Oleh sebab itu tiap tiap barang yang diperdagangkan akan dikenakan pajak dan diterbitkan faktur pajak. Faktur pajak ini wajib kamu arsipkan untuk membantu pelaporan keuangan perusahaan terhadap bulan April nanti.
2. menjauhkan Kerugian
Selanjutnya pengarsipan dijalankan untuk menjauhkan kerugian yang berjalan karena kelalaian pencatatan akuntansi. Pengelolaan arsip termasuk dapat pilih berapa seharusnya keuntungan yang kamu tetapkan lewat pencatatan akuntansi yang didasari atas transaksi produksi.
3. Sebagai Referensi Riset
Ada kalanya kamu hendak melaksanakan riset untuk mengetahui peningkatan biaya atau bagaimana penjualan kamu sepanjang beberapa th. belakangan. Adanya arsip akuntansi membantu kamu meraih informasi yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
4. Sebagai Bukti Yang Terpercaya
Apabila berjalan perihal – perihal yang tidak diinginkan dikemudian hari seperti klaim, pencurian atau penipuaan maka bukti yang sudah kamu arsipkan dapat membantu kamu di dalam persidangan. Hal ini karena arsip dapat menjadi alat pengingat atas transaksi yang berjalan di masa lalu.

Bagaimana Mengelola Arsip Yang Baik?
Untuk mengelola arsip yang baik memang enteng dijalankan asal rutin dan konsiten. Ada beberapa poin yang dapat kamu melaksanakan seperti di bawah ini :
1. Sortir Dahulu
Langkah awal yang dapat kamu melaksanakan untuk mengelola arsip ialah bersama menyortirnya. Sortirlah surat cocok bersama bagian atau instansi yang mengeluarkannya. Kelompokkan dahulu menurut jenis bukti transaksinya. Gunakan kotak sortir untuk memudah kamu di dalam menyortir.
2. Indekskan
Langkah kedua berilah indeks atau kode surat bersama pakai nomor, abjad ataupun warna. Siapkan pula map atau area arsip tersendiri untuk tiap tiap kelompok.
3. Urutkan Sesuai Tanggal
Selanjutnya urutkan cocok bersama tanggal agar enteng mencarinya nanti disaat kamu membutuhkannya di masa depan. Tanggal terbaru dapat terdapat paling atas dan paling lama terdapat paling bawah. Anda termasuk dapat membaginya lagi di dalam beberapa bulan atau per th. agar lebih cepat untuk mencarinya disaat dibutuhkan. Jika kamu mengurutkan per bulan pastikan area penyimpanan berkas memadai besar.
4. Untuk Arsip Non Fisik
Untuk arsip non fisik kamu dapat menatanya kedalam folder bersama sebelumnya sudah diklasifikasikan cocok jenis bukti transaksinya. Susunlah cocok th. atau bulan dan siapkan back up atau area penyimpanan khusus sendiri untuk arsip anda. Jangan lupa melaksanakan back up untuk menjauhkan perihal – perihal yang tidak diinginkan.
Dengan arsip yang baik maka kinerja kamu termasuk akan meningkat dan lebih cepat di dalam merampungkan pekerjaan anda.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *